Wij vinden uw privacy belangrijk! Binnen onze organisatie Payroller NV gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle werknemers. Deze Privacy Policy omschrijft welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Tot slot informeren wij u over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde uw persoonsgegevens te beschermen.

1. Wie contacteren in geval van vragen?

Payroller NV, met maatschappelijke zetel te Kortrijksesteenweg 204 - 9830 Sint-Martens-Latem en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0690862704, is de Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Payroller NV verklaart dat zij als Verantwoordelijke voor de Verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding.

2. Wat zijn persoonsgegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:

alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.

Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:

Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens van onze uitzendkrachten. Het gaat over de volgende persoonsgegevens:

Payroll informatie zoals: uw rijksregisternummer, uw adres, uw anciënniteit, uw burgerlijke staat, uw bankrekeningnummer, uw gezinssamenstelling, uw geboortedatum, uw telefoonnummer, uw e-mailadres;

4. Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?

Uw payroll informatie wordt verzameld met het oog op onze loonadministratie en met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst.

Uw gegevens op my.payroller.com zijn noodzakelijk voor de berekening voor fiscale en sociale doeleinden.

5. Duur van de verwerking

De persoonsgegevens van kandidaat-uitzendkrachten worden bijgehouden de periode zolang noodzakelijk. Na het verstrijken van de termijn van 3 jaar zult u opnieuw gecontacteerd worden met het verzoek uw toestemming te geven indien u nog langer in de database wenst behouden te blijven.

De persoonsgegevens van uitzendkrachten die effectief bij ons gewerkt hebben, worden 7 jaar bijgehouden na het afsluiten van het laatste contract. Na het verstrijken van de termijn van 7 jaar zult u opnieuw gecontacteerd worden met het verzoek uw toestemming te geven indien u nog langer in de database wenst behouden te blijven.

Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden.

6. Wat zijn uw rechten als uitzendkracht?

Recht op toegang en inzage

U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken conform de bepalingen die gelden in de sector.

Recht op verbetering, verwijdering en beperking

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast hebt u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

U kunt zich niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze payroll administratie en de gegevens die wij op basis van de wet van u dienen bij te houden en te verwerken.

U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

Recht van verzet

U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

Recht van gegevensoverdracht

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen en dit conform de bepalingen die gelden in de sector.

Recht van intrekking van de toestemming

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar info@payroller.com. Payroller NV zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat wel profiling en u zult door ons wel aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

In bepaalde gevallen hebt u het recht u te verzetten tegen deze geautomatiseerde besluitvorming.

Uitoefening van uw rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met onze personeelsadministratie.

Payroller NV - Kortrijksesteenweg 204 - 9830 Sint-Martens-Latem; 09 245 49 30

Klachten

U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be.

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.

Indien u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een vordering tot schadevergoeding instellen.

7. Doorgifte aan derden

Bepaalde van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, kunnen worden doorgegeven aan derden. Het betreft de volgende gegevens:

Payroll informatie wordt enerzijds doorgegeven aan ons sociaal secretariaat Prato vzw, met als doel het uitvoeren van onze loonadministratie en anderzijds aan de bevoegde overheidsinstanties in het kader van onze wettelijke verplichtingen;

Uw naam, voornaam en e-mailadres worden doorgegeven aan onze IT-providers Prato, Combell en onze cloud-providers, Google, met als doel het beheren van uw account.

Ook aan Intercom geven we uw gegevens door (naam, e-mail) om uw vragen zo snel mogelijk via onze chatfunctie te kunnen oplossen.


Doorgifte aan provider voor het toekennen van maaltijdcheques en/of ecocheques Edenred;

Uw gegevens kunnen worden doorgegeven aan Mediwet, die instaat voor de wettelijke medische controles voorafgaand aan een tewerkstelling bij een werkgever waar dit noodzakelijk is.

Sommige derden verwerken in opdracht van onze organisatie persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Wij sluiten met al deze organisaties, die handelen als verwerkers, verwerkingsovereenkomsten en stellen alles in het werk opdat zij uw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen.

Uw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals hiervoor beschreven of met uw voorafgaande toestemming.

Uw naam, voornaam, adres, geboortedatum zullen ook worden doorgegeven aan onze klanten in geval u uw arbeidsprestaties daar zult aanvatten.

Uw personeelsdossier kan ook worden overgemaakt aan het auditkantoor voor het uitvoeren van een audit in het kader van het verkrijgen/behouden van het kwaliteitslabel van de beroepsfederatie.

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.

Surfgedrag

Op de website van worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Payroller NV gebruikt deze informatie om de werking van de website te verbeteren. We gebruiken Hubspot tracking (cookie) om zo een beter beeld te krijgen van uw bezoekgedrag op deze website. U leest in de privacyverklaring van Hubspot ­om te ontdekken hoe zij uw persoonsgegevens verwerken. Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.

Google Analytics

Payroller NV maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken en hoe effectief de Adwords-advertenties van bij Google zoekresultaat pagina's zijn. De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de website aan te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Payroller NV heeft hier geen invloed op. Payroller NV heeft Google geen toestemming gegeven om via verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten. Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie.

Facebook Advertising

Payroller NV maakt gebruik van Facebook Advertising om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken en hoe effectief de Facebook advertenties zijn. De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Facebook opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Facebook gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de website aan te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Facebook kan deze informatie aan derden verschaffen indien Facebook hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Facebook verwerken. Payroller NV heeft hier geen invloed op. Payroller NV heeft Facebook Analytics geen toestemming gegeven om via verkregen advertising informatie te gebruiken voor andere Facebook-diensten. U leest in de privacyverklaring van Facebook ­om te ontdekken hoe zij uw persoonsgegevens verwerken

LinkedIn Advertising

Payroller NV maakt gebruik van LinkedIn Advertising om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken en hoe effectief de advertenties zijn. LinkedIn Advertising gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de website aan te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. LinkedIn Advertising kan deze informatie aan derden verschaffen indien LinkedIn Advertising hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens LinkedIn verwerken. Payroller NV heeft hier geen invloed op. Payroller NV heeft Google geen toestemming gegeven om via verkregen Advertising-informatie te gebruiken voor andere LinkedIn-diensten. Lees het privacybeleid van LinkedIn voor meer informatie.

8. Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens alsook elke andere niet-toegestane verwerking van deze gegevens te vermijden.

Technische maatregelen
Gebruik van virusscans, firewalls, …
Wachtwoorden die regelmatig worden aangepast
Geen onbeveiligde harde schijven
Versleutelde e-mails
Toegangsbeveiliging tot gegevens
Encryptie van gegevens
Geen onbeveiligde back-ups
Werken op beveiligde harde schijven
Organisatorische maatregelen
Welbepaalde personen hebben toegang
Procedure voor incidentenbeheer
Policy voor werknemers & medewerkers
Opleiding van werknemers & medewerkers
Vertrouwelijkheidsclausules



Intellectueel eigendomsrecht

De inhoud van deze site, met inbegrip van de merken, logo’s, tekeningen, data, product- of bedrijfsnamen, teksten, beelden e.d. zijn beschermd door intellectuele rechten en behoren toe aan Payroller NV of rechthoudende derden.

Beperking van aansprakelijkheid

De informatie op de website is van algemene aard. De informatie is niet aangepast aan persoonlijke of specifieke omstandigheden, en kan dus niet als een persoonlijk, professioneel of juridisch advies aan de gebruiker worden beschouwd.

Payroller NV levert grote inspanningen opdat de ter beschikking gestelde informatie volledig, juist, nauwkeurig en bijgewerkt zou zijn. Ondanks deze inspanningen kunnen onjuistheden zich voordoen in de ter beschikking gestelde informatie. Indien de verstrekte informatie onjuistheden zou bevatten of indien bepaalde informatie op of via de site onbeschikbaar zou zijn, zal Payroller NV de grootst mogelijke inspanning leveren om dit zo snel mogelijk recht te zetten.

Payroller NV kan evenwel niet aansprakelijk worden gesteld voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade die onstaat uit het gebruik van de informatie op deze site.

Indien u onjuistheden zou vaststellen in de informatie die via de site ter beschikking wordt gesteld, kan u de beheerder van de site contacteren.

De inhoud van de site (links inbegrepen) kan te allen tijde zonder aankondiging of kennisgeving aangepast, gewijzigd of aangevuld worden. Payroller NV geeft geen garanties voor de goede werking van de website en kan op geen enkele wijze aansprakelijk gehouden worden voor een slechte werking of tijdelijke (on)beschikbaarheid van de website of voor enige vorm van schade, rechtstreekse of onrechtstreekse, die zou voortvloeien uit de toegang tot of het gebruik van de website.

Payroller NV kan in geen geval tegenover wie dan ook, op directe of indirecte, bijzondere of andere wijze aansprakelijk worden gesteld voor schade te wijten aan het gebruik van deze site of van een andere, inzonderheid als gevolg van links of hyperlinks, met inbegrip, zonder beperking, van alle verliezen, werkonderbrekingen, beschadiging van programma's of andere gegevens op het computersysteem, van apparatuur, programmatuur of andere van de gebruiker.

De website kan hyperlinks bevatten naar websites of pagina's van derden, of daar onrechtstreeks naar verwijzen. Het plaatsen van links naar deze websites of pagina’s impliceert op geen enkele wijze een impliciete goedkeuring van de inhoud ervan.

Payroller NV verklaart uitdrukkelijk dat zij geen zeggenschap heeft over de inhoud of over andere kenmerken van deze websites en kan in geen geval aansprakelijk gehouden worden voor de inhoud of de kenmerken ervan of voor enige andere vorm van schade door het gebruik ervan.

Toepasselijk recht en de bevoegde rechtbanken

Het Belgisch recht is van toepassing op deze site. In geval van een geschil zijn enkel de rechtbanken van het arrondissement Kortrijk bevoegd.

Het gebruik van cookies

Tijdens een bezoek aan de site kunnen cookies op de harde schijf van uw computer geplaatst worden en dit enkel en alleen om de site beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Deze mini bestandjes of cookies worden niet gebruikt om het surfgedrag van de bezoeker op andere websites na te gaan. Uw internetbrowser laat u toe dat u het gebruik van cookies verhindert, dat u een waarschuwing ontvangt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat u de cookies nadien van uw harde schijf verwijdert. Raadpleeg hiervoor de help-functie van uw internetbrowser.